Informacion Personal

Ninguna especificada

Dear Colleagues,

X has launched the VIP-Value Improvement Programme in February 2008 to leverage its group wide spend and implement best practice processes.

Travel is one of the largest areas of spend with over 20 Million euros per year. As part of VIP, Ipsen has reviewed in depth its spend on travel and expenses with sponsorship from X and Y.

In parallel with cost management, the purpose of the review is to ensure that travellers are aware of the behaviours expected of them and receive a good level of service from suppliers when travelling on business.

The travel policy implemented in 2005 has been reviewed and benchmarked against best practice in similar global organisations.

As a result, the policy had been updated to clarify certain areas; this should save X 2 Million Euros per year while minimizing impact on travellers.

The new policy and expected savings has been validated with stakeholders across X and approved by Y.

The purpose of the Global Travel Policy is to establish behaviours associated with travel, meetings and entertainment expenditures that are consistent with good business practices. These behaviours will allow employees to maximize their effectiveness while conducting business at the lowest cost to X.

Major changes include:

• Avoid travel for meetings of under two (2) hours and use alternative forms of communication (Webex, teleconference),
• All travel must be approved by management prior to reservation,
• Increase use of non-flexible air and rail fares,
• Taxi sharing where possible,
• Implementation of hotel and meal caps for major locations,
• X offices to be considered as first option for meetings otherwise guidelines in policy to be applied.

In addition to the policy, X’s Purchasing Department and Y as Corporate Travel Manager are working across business units to improve service and commercial terms with travel suppliers. This includes re-negotiation of airline contracts, and tender for preferred hotels in Paris and other major X locations.

The General Manager, or equivalent, is responsible for implementing this policy immediately within his/her Unit with support from the Local Travel Officers.
Local travel policies (e.g. specific countries or group like Sales Force) can exist if they are more restrictive than the global travel policy. However any deviation due to local constraints should be reported to Corporate Travel Manager for endorsement.
The Corporate Travel Manager is working with local travel officers and agencies to collect detailed management information and monitor compliance to the policy.
Audits will take place to measure compliance and ensure that Ipsen is achieving the planned cost savings and may take action to reinforce the policy if required.
We are sure that you will support this initiative as part of the Value Improvement Programme.
With our best regards,
The Executive Committee

Translation into French:

Chers Collègues,

X a lancé son programme VIP-Value Improvement Programme en février 2008 dans le but
d’optimiser les dépenses du Groupe et de mettre en place de meilleures procédures de gestion.

Les voyages sont, en effet, l'un des plus importants secteurs de dépenses du Groupe avec plus
de 20 millions d'euros par an. Dans le cadre du programme VIP, les dépenses de voyages et
frais de déplacement ont été revus en détail, sous la direction de X et de Y.

Parallèlement à la gestion des coûts, le but de ce programme est de s’assurer de la bonne
compréhension par les voyageurs des pratiques attendues pour leurs déplacements et de
l’amélioration de la qualité de service des fournisseurs en la matière. La politique de voyage mise
en application en 2005 a été passée en revue, comparée avec les meilleures pratiques en cours
et mise à jour . Ceci devrait permettre à X d’épargner 2 millions d'euros par an, tout en
minimisant l'impact sur les voyageurs.

La nouvelle politique et les économies prévues ont été validées avec les responsables locaux
de X et approuvées par le Comité de Direction du Groupe.

L’objectif de la Politique de Voyage du Groupe est de définir les pratiques attendues en termes
de déplacements, réunions et frais de représentation afin qu’elles soient conformes aux bonnes
pratiques professionnelles. En adoptant ce comportement, les salariés optimiseront leur efficacité tout en minimisant les coûts pour X.

Les modifications les plus importantes sont les suivantes :

• Éviter de voyager pour des réunions de moins de deux (2) heures et utiliser des moyens
alternatifs de communication (Webex, téléconférences) ;
• Tous les voyages doivent être approuvés par la hiérarchie, avant réservation ;
• Utiliser de préférence des billets d’avion et de train à tarification fixe ;
• Partager les taxis dans la mesure du possible ;
• Mise en place de plafonnements des frais d'hôtel et de repas pour les principaux sites ;
• Organiser les réunions dans les locaux de X en première option, sinon suivre les directives
de la politique de voyage.

Le service des achats de X et Y, Corporate Travel Manager, travaillent en collaboration avec les business units locales à l’amélioration du service et des conditions commerciales avec les fournisseurs de voyage. Ceci inclut la renégociation des contrats de lignes aériennes, et la sélection d’hôtels à Paris et dans d'autres implantations importantes de X.

Il incombe au Directeur général, ou à la fonction équivalente, de faire appliquer immédiatement la présente politique au sein de son Unité, avec l’assistance du Responsable voyages local.
Des politiques de voyage locales (par ex. pour certains pays ou pour des groupes spécifiques tels que les forces de vente) peuvent être appliquées dans la mesure où elles présentent des conditions équivalentes ou plus strictes, que celles énoncées dans la Politique de Voyage du Groupe. Tout écart par rapport à la politique générale dû à des spécificités locales, devra cependant être communiqué au Corporate Travel Manager pour approbation.

Des audits réguliers seront effectués par le Corporate Travel Manager et par la Direction de
l’Audit interne afin de s’assurer que les règles et stipulations de la Politique de Voyage du Groupe sont respectées. Des actions correctives pourront être mises en place pour renforcer cette politique si nécessaire.

Nous sommes certains que vous soutiendrez cette initiative en tant qu’acteur du Programme VIP.

Avec nos sentiments les meilleurs.

Le Comité de Direction